ACTUACION DEL CONTADOR
EN SOCIEDADES
ENTIDADES SIN FINES DE
LUCRO
ADMINISTRACION LEGAL-SOCIETARIA
Si bien es el abogado el profesional natural para manejar los trabajos
administrativos-jurídicos de entidades civiles o sociedades comerciales, frecuentemente encontramos que el Contador
Público es el responsable del asesoramiento y ejecución de las tareas del área
legal .
Para analizar en forma sistemática esta responsabilidad será
conveniente planificarla y encararla teniendo en cuenta los distintos momentos
clave de la sociedad que tengamos que asesorar:
- Constitución e Inicio de la
vida legal de la entidad.
- Funcionamiento legal..
- Finalización de la
existencia legal.
CONSTITUCION DE LA ENTIDAD
CIVIL
En esta etapa el Contador Público puede intervenir en las siguientes
fases:
Definición del Tipo Jurídico que corresponda a la actividad de la
entidad que se quiere constituir. El
cliente habitualmente no tiene una visión clara de las propiedades,
funcionamientos, responsabilidades y difrencias entre fundaciones, asociaciones
civiles, simples asociaciones, mutuales, cooperativas, etc. Por lo tanto el profesional deberá detectar
con rapidez cual es el “objetivo”, las “actividades”, “niveles de envergadura
económica”, “grados de complejidad” y todo otro parámetro que corresponda al proyecto y que definirá a la
futura entidad y en función de ello sugerir el tipo jurídico mas adecuado en
las circunstancias.
Bases para el Estatuto. En este
item el Contador Público en base al tipo jurídico elegido, tomando en cuenta
las características de funcionamiento que se requerirá y el estatuto tipo que
corresponda, puede redactar un “borrador de estatuto” para que sea considerado por los integrantes fundadores de
la entidad. En este punto es de vital
importancia considera el “objeto social” y el detalle de actividades que se
consignarán en el estatuto por cuanto este tema tiene incidencia relevante en
todos los aspectos futuros durante la existencia de la sociedad.
Trámite de constitución de la entidad: Una vez definido el estatuto
social el Contador deberá requerir al cliente los siguientes datos básicos para
“trabajar” la constitución: Razón
Social, Datos personales de la persona que representará a la entidad en formación
ante la Inspección General de Justicia,
Datos de los fundadores constituyentes de la entidad, Domicilio de la Sede Social, Nómina y cargos del primer elenco de
autoridades y Razón Social de la entidad exenta a consignar en el Estatuto para
el caso de liquidación.
Reserva de Homonimia: es el primer trámite a realizar en la IGJ. Consiste en presentar un formulario para que
el Organismo “reserve” por un lapso de tiempo el nombre asignado a la entidad.
El paso siguiente será contactar un escribano público para que redacte
y protocolice el Acta Constiutiva y los
Estatutos Sociales, documentación que será firmada por los fundadores y precalificados por el mismo
escribano.
En el caso de las Fundaciones,
el Contador confeccionará y suscribirá con firma certificada por el
Consejo Profesional, el Plan Trienal
inicial de la entidad.
Una vez obtenida dicha documentación se presenta a la IGJ: Formulario de reserva de homonimia, Acta Constitutiva y Estatutos, Plan Trienal (sólo para Fundaciones), demostración del capital (boleta de depósito
de dinero efectivo o inventario contable de aportes en especie).
.
Vistas: luego de presentada la
documentación puede ocurrir que el Organismo haga alguna observación y en ese
caso enviará una notificación y el representante designado para el trámite
deberá contestarla.
Finalmente, si no hay nuevas observaciones, la IGJ otorgará o denegará la personería
jurídica de la entidad que consiste en un documento donde consta el número y la
fecha de inscripción en la IGJ de la nueva entidad.
Nuestro trabajo terminado incluirá el armado de la carpeta de IGJ
donde archivaremos los papeles de trabajo previos a la constitución, copia de la documentación presentada en
IGJ, ejemplar completo de Acta
Constitutiva y Estatuttos y Certificado de Personería Jurídica, Factura de Honorarios del Escribano y Factura
de Honorarios del Contador Público.
Costos de la constitución: el
costo total estará integrado por los Honorarios y Gastos del Escribano
interviniente y los Honorarios del Contador Público.
Respecto de este tema será importante tener en cuenta los siguientes
puntos:
Al inicio del asesoramiento es conveniente presentar y solicitar la
aprobación de un presupuesto de honorarios por la intervención del Contador
Público.
A este presupuesto hay que adicionar el presupuesto del Escribano.
El costo total será la suma de los honorarios y gastos de ambos
profesionales.
Rubricación de Libros Obligatorios:
inmediatamente después de obtenida la personería jurídica hay que
adquirir y presentar en IGJ los libros obligatorios de la entidad. Para ello revisar las normas legales que
correspondan al tipo jurídico (Fundación, Asociación Civil, etc) y los propios
estatutos de entidad y solicitar la lubricación. Se sugiere utilizar los servicios de alguna
de las librerías contables especializadas en el tema.
FUNCIONAMIENTO LEGAL
El funcionamiento legal de las entidades está normado por las normas
legales especiales y por sus propios estatutos. A su vez dicho funcionamiento determina
reuniones de los órganos de gobierno y control,
asambleas de asociados, redacción
de actas y su transcripción y firma en el Libro de Actas rubricado, armado de documentaciones que surgen de
determinadas reuniones y que deben ser presentadas en la IGJ y trámites
especiales a realizar ante ese organismo oficial.
Además de supervisar todas las operaciones administrativas
relacionadas con el funcionamiento legal de la entidad, el Contador Público puede asesorar a los
distintos órganos de gobierno para que se cumplimiente adecuadamente toda la
normativa legal y estatutaria que debe respetar la entidad.
Las principales actividades y operaciones administrativas relacionadas
son:
---Estudiar el estatuto y las leyes especiales para determinar cuales
son los requerimientos mínimos en cuanto a reuniones, como se notifican las
convocatorias, los quorums
necesarios, la forma de tomar las
decisiones, los métodos de votación, como se eligen las autoridades y todo otro
asunto similar que deberá ser tenido en
cuenta por las autoridades.
---Reuniones del Organo de Administración (Comisión Directiva o
Consejo de Administración): En general
los estatutos establecen una reunión mensual mínima. Hay que ver como se establece la notificación
a las autoridades. En muchos casos se
establece una forma automática: ejemplo,
el propio organo de administración establece que se reunirá el primer
miércoles de cada mes a las 14 horas en la sede social de la entidad. En cada reunión, hay que redacter un acta resumen que incluirá
los temas tratados y las decisiones tomadas.
Esta acta se transcribirá al Libro Rubricado de Actas y será firmada por
los directivos presentes en la reunión.
---Reunión anual del Organo de Administración de cierre
ejercicio: Luego del cierre de
ejercicio, se realizará una reunión de
la CD para considerar la aprobación de los estados contables y la convocatoria
a asamblea de asociados (Asociaciones Civiles) o del CA (Fundaciones). En esta misma reunión especial se agregará la
presentación del Informe del Revisor de Cuentas y el Orden del Día de la
asamblea.
(Antes de realizar esta reunión tienen que estar confeccionados y
firmados todos los documentos que se estarán aprobando: Balance, Memoria, Inventario, Informe del
Revisor, Orden del Día para la asamblea y asimismo hay que prever si es
necesario renovar autoridades en la asamblea)
---Presentación de documentación a IGJ: Con antelación de 3 semanas
antes de la fecha de la Asamblea, se
presentará la documentación en la Inspección General de Justicia: Acta de convocatoria y orden del día, Estados Contables y Memoria del
ejercicio, Informe del Revisor de
Cuentas, Nómina de autoridades de la
entidad.
---Asamblea Ordinaria anual:
los asociados se reunirán antes del último día del cuarto mes siguiente
al cierre del ejercicio, para considerar los Estados Contables presentados por
la Comisión Directiva y el Informe del Organo de Fiscalización. Asimismo en la asamblea ordinaria se podrá
incluir la decisión de los asociados respecto de la cuota social para el
ejercicio siguiente y también se podrá realizar votación de nuesvas autoridades
si hay que renovarlas total o parcialmente.
Acta: se redactará un acta de
la asamblea, consignando los datos de
los asociados preentes, el orden del día
tratado y las decisiones tomadas. El
acta será transcripta al Libro de Actas rubricado y firmada por dos asociados
designados en la misma asamblea
---Presentación de documentación en IGJ: luego de la asamblea y dentro de las tres
semanas siguientes se presentará a la IGJ la documentación “posterior” a la
asamblea que incluirá el acta de la asamblea,
la nómina autoridades elegidas (si hubo elecciones), y un ejemplar nuevo
de estados contables (solamente si la asamblea hizo alguna modificación del
Balance presentado por el Organo de Administración.
Importante: para ambas
presentaciones a la IGJ (anterior y posterior a asamblea) el Contador Público
verificará que la entidad obtuvo y archivó los correspondientes “acuse de
recibo” de la IGJ. También será
importante constatar la efectiva transcripción de las actas al Libro rubricado
y las firmmas correspondientes.
Otros trámites habituales:
---Cambio de sede social: si la
entidad cambia su domicilio, se deberá decidir en reunión del Organo de
Administración y constar en actas. Luego
se hace el trámite de comunicación de cambio de sede social en la IGJ
presentando copia del acta correspondiente.
---Solicitud de Certificado de Personería: es un trámite simple que se hace en la IGJ
cuando la entidad necesite probar su personería para los casos de obtención de
subsidios, trámites en determinados organismos oficiales u otros asuntos que
requieran el certificado.
---Rubricación de libros:
durante la existencia de la sociedad,
los libros rubricado se van agotando y hay que solicitar su
continuación. El Contador Público debe
vigilar esta circunstancia y supervisar que se
hagan las nuevas lubricaciones.
---Designación de nuevas autoridadades: para el caso de reemplazo de autoridades
durante el ejercicio, dicha
circunstancia deberá ser comunicada a la IGJ con el trámite correspondiente.
---Contestación de vistas o atención de inspecciones: en este caso el profesional podrá encarar el
tema por sí solo o si la complejidad de la inspección es importante será
conveniente recurrir a un abogado o escribano según la naturaleza del tema.
---Empadronamientos en la IGJ:
periódicamente el organismo oficial dicta resoluciones donde obliga a
las entidades a presentar determinadas documentaciones informando el estado
legal de la entidad, la nómina de
autoridades, el cumplimiento de las
presentaciones anuales, etc.
FINALIZACION DE LA EXISTENCIA
LEGAL
Las entidades pueden finalizar con distintas circunstancias:
- Disolución y liquidación
por decisión propia.
- Absorción o fusión con otra
entidad civil.
- Cesación de pagos, concurso y eventualidad de quiebra.
- Disolución y liquidación
pedida a la justica por la IGJ
En cada uno de estos casos el Contador Público puede tener un rol
determinado en proceso total desde el inicio hasta su finalización.
En general se convoca a asamblea para decidir la finalización
legal, luego se presenta la
documentación a la IGJ para su aprobación y se designa un liquidador.
El Contador Público puede ser el liquidador o asesorar a la autoridad o
apoderado designado para ese cometido.
Es necesario hacer un balance inicial de liquidación, contabilizar las operaciones económicas
relacionadas con la venta de activos y el pago de las deudas, hacer un balance final de la liquidación y
finalmente una aamblea que apruebe la terminación para presentar todo a la
IGJ. Si está todo en orden el organismo
oficial aprueba la liquidación y cancela la personería jurídica de la entidad
con lo cual finaliza su existencia
legal.■
DOCUMENTACION A MANEJAR POR EL CONTADOR
Los siguientes son los documentos habituales que tiene que conocer,
supervisar, confeccionar o controlar el contador cuando tiene la
responsabilidad del asesoramiento de la administración legal-societaria
Acta de Constitución
Estatuto Social
Reglamentos societarios anexos al estatuto
Acta de reunión mensual de Comisión Directiva
Acta de reunión anual especial de Comisión Directiva
Acta de Aamblea Ordinaria
Informe del Revisor de Cuentas
Textos de convocatorias a reuniones y asambleas
Quorums legales necesarios para habilitar las reuniones y asambleas
Formularios IGJ o INAES involucrados en las presentaciones
CRONOGRAMA DE TRABAJO
El contador deberá incluir en su cronograma anual de trabajo como asesor
legal-societario, todas las reuniones,
asambleas, fechas de vencimiento de las presentaciones a IGJ o INAES y otros
eventos similares.■
ACTAS
- Fecha
- Lugar (Sede Social)
- Mención de quienes se
reúnen y la razón social de la entidad.
- Quién preside la reunión
- Se da por iniciada la
reunión siendo las (hora de inicio)
- Mención de cada uno de los
temas tratados y las decisiones tomadas y si es por unanimidad o mencionar
votos a favor, en contra y abstenciones.
- Se da por finalizada la
reunión siendo las (hora de finalización)
- Detallar nombre apellido y
dni de cada uno de los presentes
- Redacter en papel
- Transcribir a Libro de
Actas
- Firma de los presentes
Fin
ACTUACION DEL CONTADOR
EN SOCIEDADES
ENTIDADES SIN FINES DE
LUCRO
ADMINISTRACION TRIBUTARIA
PLAN DE ASESORAMIENTO TRIBUTARIO
El contador deberá estudiar la
historia y la realidad económica de la entidad,
sus principales operaciones, los
ámbitos geográficos donde se desempeña,
la envergadura y complejidad y el tipo jurídico y el objeto societario a
fin de determinar las necesidades tributarias:
donde inscribir a la entidad, que
impuestos pueden afectarla, si le
corresponden exenciones totales o parciales,
qué facturación y costos puede operar sin riesgos tributarios y cuáles
operaciones pueden afectar su situación fiscal.
También hay que revisar y
analizar la contabilidad y el respaldo documental para establecer el grado de
cumplimiento de esas obligaciones y su relación con la problemática tributaria.
Una vez efectuado este estudio, el contador estará en posibilidad de
establecer las obligaciones tributarias de la entidad y planificar las
inscripciones, vencimientos habituales, riesgos fiscales y asesoramientos a
brindar a las autoridades del ente y sus administradores.
INSCRIPCIONES
Las entidades sin fines de lucro
deben realizar dos inscripciones principales:
AFIP (Impuestos Nacionales)
DIRECCION DE RENTAS PROVINCIAL
(Impuestos provinciales)
Ambos trámites se realizan
actualmente en dos fases, la primera por
Internet en las páginas web de los organismos de control e inmediatamente hay
que presentar documentación en forma presencial para confirmar la registración.
Ambas inscripciones se pueden
hacer cuando todavía la entidad haya presentado la iniciación del trámite en la
Inspección General de Justicia, Inaes, o el organismo legal que le otorgue la
personería jurídica.
Un representante de la
entidad, con un poder especial, puede
ingresar por Internet en las páginas web de AFIP y RENTAS y realizar el trámite
provisorio de inscripción y ya obtener el CUIT AFIP de la entidad y su número
de inscripción en Rentas.
SOLICITUD DE EXENCION
Una vez obtenido el número de
inscripción, hay que hacer los trámites
de “solicitud de exención” también tanto
en AFIP como en RENTAS.
En este caso el punto clave a
tener en cuenta es el objeto y las actividades a empadronar, por cuanto estos
datos son los que definen la obtención inicial de la exención y el grado de la
misma: si es total o parcial o directamente
no corresponde.
Es importante remarcar que,
según los códigos de actividades y operaciones económicas por los cuales se
solicita la exención, posteriormente
puede afectar a que se reconozca o no la deducción de donaciones como gasto
para el donante y si determinado ingreso del ente puede ser considerado fuera
de la exención otorgada y por ende
gravado con impuestos nacionales o provinciales.
Las normas y documentos internos
a estudiar por el profesional respecto de exenciones tributarias son:
El estatuto social y los
reglamentos internos de la entidad
Las normas tributarias
pertinentes a nivel nacional: ley de
impuesto a las ganancias, artículo 20, 21 y 81 y los pertinentes del decreto
reglamentario, ley de iva artículo 7, RG AFIP 2681.
En cuanto a los tributos
provinciales: según la provincia donde
actúe la entidad hay que analizar su Código Fiscal Provincial.
El trámite de solicitud de
exención en afip se hace ingresando en la página web afip y operando el
Servicio Interactivo: “Certificado de
Exención en el Impuesto a las Ganancias”,
eligiendo el “Régimen Simplificado”.
Una vez realizado el
procedimiento por Internet se obtiene un acuse de recibo impreso que hay que
presentar personalmente en la Agencia AFIP conjuntamenate con documentación
complementaria que le pedirá el organismo (estatutos, prueba de domicilio,
etc).
La entidad puede consultar por Internet el
estado del trámite en “Consulta de Certificados Emitidos”. Finalmente y si todo es aprobado la entidad
obtendrá su Certificado definitivo validez anual en el “Registro de Entidades
Exentas”.
Los beneficios de este trámite
son:
Estará totalmente exenta de
Impuestos a las Ganancias, Ganancia
Mínima Presunta, Bienes Personales Societarios e Impuesto al Valor Agregado.
Los terceros no le harán
retenciones por Impuesto Ganancias o IVA.
Podrá solicitar al banco la
reducción de la tasa del impuesto a débitos y créditos bancarios.
Puede evitar el pago de impuesto
de sellos en caso de operaciones gravadas por este tributo.
La exención en AFIP es requisito
para obtener la Exención en Rentas Provincial.
Para el caso de asociaciones y
fundaciones beneficiará a sus donantes respecto de la posibilidad de deducir la
donación en sus balances fiscales particulares.
“
La exención para impuestos
provinciales se tramitará en cada una de las provincias donde opere
económicamente la entidad y de acuerdo al código fiscal e instructivos de
solicitud de exención que figura en la páginas web respectivas.
Mantenimiento y renovación de
las exenciones: el cumplimiento de las
declaraciones juradas regulares de la entidad es condición para que AFIP
renueve automáticamente las exenciones anualmente.
DECLARACIONES JURADAS ANUALES
Las entidades exentas igualmente
deberán presentar las siguientes declaraciones juradas en AFIP:
Impuesto a las Ganancias –
Personas Jurídicas: es un aplicativo
donde se cargan los principales datos del balance general e inventario de la
entidad. Además se carga el detalle de
donaciones recibidas y entregadas por el ente.
Esta DDJJ vence el 5º mes siguiente al cierre del ejercicio.
Informe para Fines
Fiscales: es un aplicativo donde se
carga la información referida al contador y a la certificación del balance y la
legalización en el Consejo Profesional.
Asimismo se cargan los datos de lubricación de los libros contables y
societarios del ente. Esta DDJJ vence el 6º mes siguiente al cierre del
ejercicio.
Información de autoridades
societgarias: es una DDJJ que vence en
julio de todos los años donde se informan los datos de las autoridades del
ente, sus cargos y períodos del mandato.
CONDICIONES ESTRUCTURALES PARA
MANTENER LAS EXENCIONES
Como ya hemos señalado las entidades exentas deben cumplir con las
siguientes condiciones de fondo y de forma para mantener las exenciones
vigentes.
Un detalle de las principales condiciones es el siguiene:
- La realidad económica de la
entidad deberá cumplir con la condición de “objetivos estatutarios y actividades reales de bien común”.
- No debe tener finalidad
lucrativa ni favorecer indebidamente en el mismo sentido a sus autoridades
o integrantes.
- Respetar las prohibiciones
o limitaciones referidas al pago de remuneraciones a las autoridades
electivas.
- No debe girar fondos
indebidamente a fiscos extranjeros.
- No puede tener como
finalidad principal desarrollar actividades comerciales o industriales.
- Debe llevar una
contabilidad organizada y adecuadamente respaldada con comprobantes de
validez fiscal suficiente.
- Debe conservar la
personería jurídica otorgada por el organismo de control legal y hacer las
presentaciones de balances y documentaciones de asambleas otras
obligatorias con el organismo de control lega.
- Debe presentar las
declaraciones juradas y otros reportes obligatorios al organismo de control fiscal. Asimismo debe cumplir con sus
obligaciones como agente de retención de impuestos nacionales y
obligaciones previsionales referidas a su personal en relación de
dependencia (presentación de declaraciones juradas mensuales y pago de
cargas sociales)■
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