El proceso de organización y ejecución contable de una asociación civil tiene los siguientes temas:
·
Normativa
legal, estatutaria y técnica
·
El
Conocimiento de las operaciones económicas de la entidad
·
La
definición de los libros contables que integrarán el sistema.
·
El
sistema informático a utilizar
·
Los
comprobantes de respaldo y los archivos respectivos
·
FACPCE
RT 11: Normas de exposición para
entidades sin fines de lucro
·
El
Plan de Cuentas
·
Asientos
contables
·
Las
personas que manejarán los registros y balances
·
Los
reportes gerenciales internos que deberán surgir de la contabilidad
·
Estados
Contables y Procedimientos especiales de auditoria de
balance
La normativa específica
mínima aplicable es la siguiente:
·
Código
Civil y Comercial: 320 a 331
·
IGJ: R. 7/15 Artículo 382 a 394 -- 490
a 506 – 305 a 335 (supletorio general)
·
FACPCE RT 11(en particular) y demás resoluciones
técnicas vigentes.
·
AFIP
RG 2681
·
UIF
30/11 y 65/11
CONTABILIDAD
El principal objetivo de la contabilidad es obtener los
estados contables de ejercicio. Como los
EECC deben ser confeccionados según las normas específicas de Resolución
Técnica 11 FACPCE, el plan de cuentas debe adecuarse a esta normativa. Como apéndice de este trabajo se
presenta un Plan de Cuentas abreviado y referencial solamente a efectos
ilustrativos. Para cada entidad en particular será necesario analizar sus
operaciones y los requerimientos legales y gerenciales así como adaptar su plan de cuentas a las
normas generales de la RT 11 FACPCE.
La entidad debe tener un sistema contable acorde a la
importancia y naturaleza de sus actividades.
La contabilidad será la base de una adecuada administración y
control de sus operaciones.
La contabilidad de las entidades civiles debe tener un perfil
claramente orientado al registro del movimiento de fondos.
Los asientos contables deben ser respaldados con comprobantes
de validez legal suficiente.
El Plan de Cuentas de Cuentas y los asientos deberán tener en
cuenta: a) el modelo de EECC de RT 11
FACPCE; b) las operaciones y complejidad del ente; c) reflejar en forma separada las operaciones
con asociados y terceros; d) el análisis
de saldos deberá proporcionar información para el Cuadro de Recursos y Gastos
por sector de la entidad.
Además de los libros básicos obligatorios mencionados, puede ser necesario rubricar otros libros en
el caso de que estén dispuestos expresamente en sus estatutos, porque la
envergadura y complejidad de las operaciones lo determinen, o por determinadas situaciones legales u
operativas como por ejemplo Libro de Ley de Contrato de Trabajo si la entidad
es empleadora.
Los libros contables y societarios deben ser rubricados por
Inspección General de Justicia
Los libros rubricados y los comprobantes de respaldo deben
estar alojados en la Sede Social de la entidad.
El Código Civil y Comercial
contiene las reglas de como deben ser llevados los libros en sus
aspectos formales (artículos 320 a 331).
Asimismo el Código dispone que los libros y comprobantes
respaldatorios deben ser conservados por diez años.
En caso de disolución y liquidación, la asamblea que lo disponga debe nombrar un
responsable de la guarda final de libros y
comprobantes de la asociación finalizada y comunicarlo expresamente a la
Inspección General de Justicia al momento de solicitar la cancelación de su
personería jurídica.
BALANCES
Modelo: RT 11 FACPCE “NORMAS PARTICULARES DE EXPOSICIÓN
CONTABLE PARA ENTES SIN FINES DE LUCRO” ( Modificada
por RT N° 19 – RT N° 25 - RT N°
27 - RT N° 31 – RT N° 40).
file:///C:/Users/UsuarioHI/Downloads/RESOLUCI%C3%93N_T%C3%89CNICA_N%C2%BA_11.pdf
Los estados obligatorios son:
·
Estado
de Situación Patrimonial,
·
Estado
de Recursos y Gastos,
·
Estado
de Flujo de Efectivo,
·
Estado
de Evolución del Patrimonio Neto,
·
Cuadro
de Recursos y Gastos por sector de la entidad,
·
Notas
a los EECC.
·
Anexo
Bienes de Uso.
Los EECC desde cierres
31/12/2018 deben estar ajustados por inflación según las normas técnicas
profesionales pertinentes.
AUDITORIA ESPECIFICA DE
BALANCE
Además de los procedimientos regulares el auditor de
asociaciones y fundaciones prestará especial atención a los siguientes asuntos:
Verificar si el control interno es efectivo para contener y
transparentar el movimiento de fondos de la entidad. Lo deseable y esperable es que todos y cada
uno de los ingresos se depositen en la cuenta bancaria de la entidad y los
pagos sean por transferencia bancaria y en todos los casos esté claramente
identificada la persona física o jurídica pagador o beneficiario.
Cada asiento contable debe estar respaldado por comprobantes
de absoluta validez legal y fiscal.
La contabilidad debe proporcionar información clara y
suficiente para determinar la situación de los asociados (pago de cuota social
y aranceles por servicios). En este
sentido es necesario revisar la consistencia entre lo registrado en asientos
contables con lo expuesto en el Libro de Asociados respecto del cumplimiento o
no de la cuota social. Los saldos
históricos de asociados o aportes prometidos de terceros que hayan quedado de
imposible o muy dudoso cobro no deben integrar el activo del balance ni los
resultados deventados. Estas entidades
frecuentemente por razones estatutarias o de política interna no pueden dar de
baja esas cuentas pero la realidad es que no se percibirán. Esos asociados o aportantes ya no participan
de la entidad.
Para las donaciones y aportes de terceros hay que controlar
si están cumplidas las disposiciones específicas de UIF y AFIP.
Las donaciones, aportes, subsidios o patrocinios recibidos
“con destino específico” (son fondos recibidos que se deben utilizar solamente
para lo explicitado en contratos, actas o equivalentes) deben estar
contabilizados por separado y los saldos de cierre exponer las deudas por los
fondos aun no utilizados y los
resultados de los fondos ya utilizados.
Asimismo debe revisarse toda donación en especie recibida o entregada y
determinar lo correcto de los valores asignados y que comprobantes respaldan
esas operaciones.
Operaciones con autoridades:
toda operación de fondos desde o hacia autoridades de la entidad o
terceros vinculados a ellas, debe ser
revisada por el auditor a fin de cerciorarse su transparencia y validez. Por ejemplo es frecuente que las Fundaciones
paguen remuneración a sus autoridades electivas y esta circunstancia, en casi
todos los casos, está expresamente vedada por el código civil. La revisión se extenderá a viáticos, reintegros
de gastos y equivalentes que puedan encubrir el pago de remuneraciones
prohibidas o excederse en la razonabilidad y proporcionalidad de la entidad.
Bienes para uso o comercialización: el auditor revisará con especial énfasis el
ingreso, los destinos y el activo de
cierre de estos bienes que utiliza la organización para el c umplimiento de sus
fines. En algunos casos estos elementos
se incluyen y entregan a los asociados o terceros al prestar los servicios
institucionales. En otros casos son
utilizados pero no entregados y quedan activos al cierre.
APENDICE: PLAN DE CUENTAS
(modelo básico y
referencial derivado de los Estados contables de FACPCE RT 11)
Asociaciones Civiles - PLAN DE CUENTAS
(Para organizar la contabilidad en función de RT 11 FACPCE)
ACTIVO
Caja – Fondo Fijo – Banco
Asociados– Cuota Societaria devengada a cobrar
Asociados-Aranceles devengados a cobrar
Cuentas a cobrar terceros
Cuentas varias a cobrar
Inversiones de resguardo patrimonial
Bienes de Consumo y Comercialización
Bienes de Uso
Activos Intangibles
PASIVO
Cuentas a Pagar operativas
Donaciones y aportes con destino específico
Remuneraciones a Pagar
Deudas sociales
Deudas Fiscales
Deudas Financieras
P.NETO
Capital Estatutario
Reservas
Resultados No asignados
Ajustes Inflacion P.Neto
RECURSOS
Asociados -Cuotas Societarias cobradas
Asociados-Aranceles cobrados
Aranceles cobrados a terceros
Donaciones cobradas
Patrocinios cobrados
Otros ingresos operativos
Ingresos financieros
Ingresos extraordinarios
GASTOS
Sueldos y Cargas Sociales
Honorarios y Servicios
Bienes de consumo operativo
Gastos operativos
Amortizacion Bienes de Uso
Gastos Administrativos
Impuestos y gastos legales
Gastos Generales
Gastos Financieros
Gastos Extraordinarios
Repcam
Comentarios:
Bienes de Consumo y
Comercialización:
Son los insumos adquiridos que se
utilizan o venden en los sectores para desarrollar las actividades
institucionales (Ejemplos: libros/medicamentos/pelotas/ indumentarias y otros
materiales deportivos/bienes de proveeduría).
Asociados: cuentas a cobrar y estado de recursos y
gastos
En el Estado de Recursos y Gastos es
conveniente que solamente se exterioricen los importes de cuotas y aranceles
efectivamente pagados por los asociados más los importes devengados aun no
percibidos pero de socios regulares que efectivamente pagan sus obligaciones
regularmente.
En el mismo sentido, los activos de
cuentas a cobrar asociados deberían reflejar solamente las cuotas o aranceles
pendientes de asociados regulares.
La nómina de asociados que no actúan
y tampoco pagan pueden exteriorizarce por fuera del Estado de Situación
Patrimonial con notas específicas o cuadros donde se aclara que son activos
contingentes de muy dudoso cobro.
Inversiones de resguardo patrimonial:
Las entidades civiles tienen
restringida la posibilidad de operar financieramente y solo deben hacerlo para
resguardar su patrimonio de la desvalorización monetaria. Por lo tanto esta cuenta incluirá por ejemplo
depósitos a plazo fijo o compras de moneda extranjera efectuados para
resguardarse monetariamente y destinados finalmente a las actividades
estaturarias para las cuales fue autorizada a funcionar la entidad.
Donaciones recibidas y otros aportes
“con destino específico”
En caso de existir estas operaciones,
muy frecuentes en este tipo de entidades:
al recibirse los fondos se acreditará la cuenta “Donación con destino
específico xx”. A medida que se vayan
utilizando estos fondos para cumplir con dicho destino: se debitará esa cuenta y se acreditará en la
cuenta de Recursos que corresponda. Al
cierre del ejercicio el saldo de la cuenta “Donación con destino específico
xx” se expone en el pasivo (es la parte
no utilizada aún de los fondos recibidos).
Saldos de balance y obtención de:
·
Estado
de Flujo de Efectivo
·
Cuadro
de análisis por sector del Estado de Recursos y Gastos
Las cuentas deberían estar
organizadas para que cada asiento además de la
registración básica, contenga códigos para luego al cierre del ejercicio
analizar los saldos finales desde el punto de vista del Flujo de Efectivo y
también del Cuadro por Sector ampliatorio de los resultados devengados.
Comentario final:
Tanto la contabilidad como también
los Estados Contables deben estar organizados tomando como referencia y
respectiva adaptación, la resolución
técnica 11 de Federación Argentina de Consejos Profesionales en Ciencias
Económicas, FACPCE. El control interno
debe ser organizado con especial énfasis en el movimiento de fondos y los
registros contables deben estar respaldados con comprobantes de suficiente
validez legal y fiscal.■
