Asociaciones
Civiles.
LIBROS CONTABLES Y SOCIETARIOS
Dr. Horacio
Miguel Calabró
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Los libros societarios y contables, mínimo, obligatorios y rubricados para las
asociaciones civiles son:
· ACTAS
· ASOCIADOS
· DIARIO
· INVENTARIO Y BALANCES
ACTAS
DIARIO
INVENTARIO Y BALANCES
La normativa legal mínima aplicable
es la siguiente:
· Código Civil y Comercial: 320 a 331
· IGJ:
Artículo 382
Aspectos generales a tener en cuenta:
La entidad debe tener un sistema contable acorde a la
importancia y naturaleza de sus actividades.
La contabilidad será la base de una adecuada administración y
control de sus operaciones.
Los libros contables y societarios deben ser rubricados por
Inspección General de Justicia.
Los asientos contables deben ser respaldados con comprobantes
de validez legal suficiente.
Además de los libros básicos obligatorios mencionados, puede ser necesario rubricar otros libros en
el caso de que estén dispuestos expresamente en sus estatutos, porque la
envergadura y complejidad de las operaciones lo determinen, o por determinadas situaciones legales u
operativas como por ejemplo Libro de Ley de Contrato de Trabajo si la entidad
es empleadora.
Los libros rubricados y los comprobantes de respaldo deben
estar alojados en la Sede Social de la entidad.
El Código Civil y Comercial
contiene las reglas de como deben ser llevados los libros en sus
aspectos formales (artículos 320 a 331).
Asimismo el Código dispone que los libros y comprobantes
respaldatorios deben ser conservados por diez años.
En caso de disolución y liquidación, la asamblea que lo disponga debe nombrar un
responsable de la guarda final de libros y
comprobantes de la asociación finalizada y comunicarlo expresamente a la
Inspección General de Justicia al momento de solicitar la cancelación de su
personería jurídica.
·
Aspectos particulares de la
contabilidad de AC y F.
La normativa supletoria principal para libros y registración contable
puede verse en Resolución IGJ 7/15, artículos
305 a 335. Algunos temas específicos que
ahí se legislan son: dictamen de
auditoría con opinión, reexpresión de
estados contables en moneda homogénea,
requisitos para un sistema contable apropiado (art. 326 y siguientes),
contabilidad por medios mecánicos o magnéticos, archivos digitalizados.
Rúbrica de Libros:
Resolución 7/2015, artículos 490 a 461.
Respecto del modelo de estados contables para asociaciones
civiles se deberá consultar la Resolución Técnica 11 de FACPCE: “Normas de
Exposicion de Estados Contables de Entidades sin fines de lucro”.
·
Aspectos particulares de los
registros societarios
Libro de Actas: se registrarán los textos resumen de las
reuniones de la Comisión Directiva de la entidad y de su Organo de
Fiscalización si el estatuto prevé reuniones separadas. Asimismo se transcribirán las actas de
asambleas ordinarias y extraordinarias
En todos los casos se deberá atender a lo reglado por el
Estatuto de la AC y la normativa legal
respectiva, especialmente las disposiciones reglamentarias de fondo para
asociaciones civiles contenidas en Resolución IGJ 7/2015 artículos 352 a 461 y
los recaudos formales generales dispuestos en la misma resolución en artículos
35 a 50.
Libro de Asociados: la registración de cumplimiento de las cuotas
sociales de los asociados, el total de cuotas pagadas en el ejercicio, las cuotas pendientes a cobrar y otros datos
económicos relacionados, deben ser
consistentes con los registros contables centrales de Libros Diario e
Inventario y Balances y los Estados Contables de la entidad.
Apéndice normativo.
·
IGJ RESOLUCION
7/2015.
Artículo 382.– Sin perjuicio de los libros
contables y documentación correspondientes a una adecuada integración de un
sistema de contabilidad acorde a la importancia y naturaleza de sus actividades
y su adecuada administración y control, las asociaciones civiles deberán llevar
los siguientes libros:
1. De Actas, en el que se insertarán
las correspondientes a las sesiones del órgano de administración y asambleas
generales, debiendo consignarse en las mismas el lugar, fecha y hora de
celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los
asistentes, orden del día, los asuntos tratados, deliberaciones producidas y
resoluciones sancionadas. De contar la asociación con libro de registro de
asistencia a asambleas debidamente autorizado y rubricado, podrá obviarse el
nombre de los asistentes, referenciándose los datos de dicho registro. En este
libro deben también transcribirse, en primer término, el acta constitutiva y el
estatuto social, los cuales también deberán ser firmados allí por todos los
constituyentes.
2. De Asociados, en el que se
anotará la nómina de éstos, categoría a que pertenecen, según la clasificación
determinada en el estatuto, fecha de ingreso, cuotas pagadas, sanciones
aplicadas y fecha de cesación como asociado, con indicación de la causa.
3. De Inventarios y Balances, en el
que se transcribirán: a. Los estados contables practicados, correspondientes a
los ejercicios anuales sucesivos o los balances extraordinarios firmados por la
Comisión Directiva que se sometan a consideración de la asamblea de asociados,
con la firma del presidente del ente y con la del representante de la comisión
fiscalizadora; debiendo incluirse la Memoria de lo actuado por la comisión
directiva, las notas y anexos correspondientes. b. Los detalles analíticos o
inventarios de la composición de los rubros activos y pasivos correspondientes
al estado de situación patrimonial emitido, sea a la fecha de cierre del
ejercicio, o a otras fechas que determinen normas especiales, o que resulten de
resoluciones sociales. c. Los informes que sobre los estados contables hubieran
emitido el órgano de fiscalización y el contador público interviniente,
firmados por los emisores;
4. Diario, en el que se registrarán
todos los ingresos y egresos de fondos que se efectúen, indicando en cada caso
el concepto de entrada y salida, detallando el comprobante o documento
respaldatorio que origina cada asiento y los asientos mensuales de carácter
global de libros auxiliares. Los libros y la documentación social deberán
hallarse en la sede de la entidad, donde los asociados e integrantes de los
órganos sociales tendrán libre acceso a los mismos.■
·
CODIGO CIVIL Y
COMERCIAL DE LA NACION
ARTICULO 321.- Modo de llevar la
contabilidad. La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que
resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben
registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y
las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben
respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en
forma metódica y que permita su localización y consulta.
ARTICULO 324.-
Prohibiciones. Se prohíbe:
a) alterar el
orden en que los asientos deben ser hechos;
b) dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones
entre los asientos; c) interlinear,
raspar, emendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse
mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el
error; d) mutilar parte alguna del
libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura; e) cualquier otra circunstancia que afecte la
inalterabilidad de las registraciones.
ARTICULO 325.-
Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables deben ser
llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya
sido debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional. Deben permitir determinar al cierre de cada
ejercicio económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus
resultados. Los libros y registros del
artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular.
ARTICULO
328.- Conservación. Excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores,
deben conservarse por diez años:
a)
los libros, contándose el plazo desde el último asiento; b) los demás registros, desde la fecha de
la última anotación practicada sobre los mismos; c) los instrumentos respaldatorios, desde
su fecha.
HORACIO MIGUEL CALABRO. mayo21.
