MANUAL DE PROCEDIMIENTO ANTILAVADO. UIF. Resolución 30/11 

Síntesis Conceptual

Ejemplo de Manual de Procedimiento Antilavado

 

SINTESIS CONCEPTUAL

 

El manual solo es obligatorio para los Sujetos Obligados inscriptos en UIF.

El manual debe redactarse según las características, actividades y complejidad del ente.

El manual debe redactarse teniendo en cuenta los puntos a) a j) de UIF 30/11, Art. 4.

El manual debe ser transmitido y capacitado a los integrantes del circuito de fondos.

Por lo tanto es conveniente aprobarlo por CD y transcribirlo en Libro de Actas.

El manual debe estar siempre a disposición de inspectores de UIF

En las inspecciones UIF pide el comprobante de capacitación firmado por los integrantes.

Para la redacción del Manual, seguir las precisas indicaciones de la normativa siguiente.

UIF. Resolución 30/11  Arts 3-4-5.

Art. 3º — Política de Prevención.    ……………………………

a) La elaboración de un manual que contendrá los mecanismos y procedimientos para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo que deberá observar las particularidades de su actividad. ……….  c) La capacitación del personal.

Art. 4º — Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo deberá contemplar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Políticas coordinadas de control.   b) Políticas de prevención.  c) Funciones de la auditoria y los procedimientos del control interno que se establezcan, tendientes a evitar el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.    d) Funciones que cada empleado debe cumplir, con cada uno de los mecanismos de control de prevención.    e) Los sistemas de capacitación y otros instrumentos diseñados para el mismo propósito, incluido el perfeccionamiento de las deficiencias e implementación del mismo.   f) Políticas y procedimientos de conservación de documentos.   g) El procedimiento a seguir para dar cumplimiento a los requerimientos efectúen la UNIDAD DE INFORMACION FINANCIERA y el Oficial de Cumplimiento.       h) Metodologías y criterios para analizar y evaluar la información que permitan detectar operaciones inusuales y sospechosas y el procedimiento para el reporte de las mismas.    i) esarrollo y descripción de otros mecanismos que el Sujeto Obligado considere conducentes para prevenir y detectar operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.   j) Prever el régimen sancionatorio para el personal del Sujeto Obligado que incumpla con los procedimientos estatuidos para la Prevención y Lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Art. 5º — Disponibilidad del Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos debe estar siempre actualizado y disponible. Asimismo deberá permanecer siempre a disposición de la UNIDAD DE INFORMACION FINANCIERA.■

 

 

EJEMPLO DE MANUAL

 

 

IMPORTANTE

(El presente Manual-Ejemplo es un texto sintético y a desarrollar más detalladamente por cada entidad civil adaptándolo a sus actividades, estructura  institucional, y complejidades de la operatoria)

 

Asociación Civil XXXX - Fundación XXXXX

MANUAL DE PROCEDIMIENTO  DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS

 

 

MARCO NORMATIVO

 

Ley 25246

UIF Resolución 30/2011

 

 

DESTINATARIOS INTERNOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 

Todas las áreas la ENTIDAD

Todos los empleados de la ENTIDAD

Todas las autoridades de la ENTIDAD

 

 

PERSONAS INVOLUCRADAS DIRECTAMENTE EN FONDOS

 

Todos los agentes de la entidad que actúen directamente en el circuito de fondos recibirá un texto con las funciones de control antilavado específicas que le tocará desempeñar en su sector y que deberá hacer en cada operación que intervenga.  Asimismo recibirá una capactiación inicial en relación al control antilavado y actualizaciones periódicas.

 

 

DESCRIPCION DE LA POLITICA DE PREVENCION

 

La Política de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo establece las pautas para el tratamiento de las Donaciones o Aportes de Terceros recibidos dentro de la ENTIDAD.

 

El propósito de la presente Política se centra en el tratamiento que la ENTIDAD realiza  sobre las Donaciones o Aportes de Terceros recibidos por la Institución, de acuerdo a las  normativas impositivas y legales vigentes.

 

A los fines del correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 21 incisos a) y b) de la Ley 25.246 y modificatorias, la ENTIDAD  deberá adoptar una política de prevención en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, de conformidad con la normativa vigente. La misma deberá contemplar, por lo menos, los siguientes aspectos:

 

La elaboración de Normas y Procedimientos que contendrán los mecanismos para la

prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

La designación de un Oficial de Cumplimiento, conforme lo establece el artículo 20

del Decreto Nº 290/07 y modificatorio.

 

La capacitación del personal para la prevención del lavado de activos.

 

La elaboración de un registro escrito del análisis y gestión del ingreso de activos y el análisis de riesgo de cada una de  las operaciones y las observaciones sobre operaciones sospechosas reportadas. El mencionado registro tendrá tratamiento confidencial, amparado conforme las previsiones del artículo 22 de la Ley Nº 25.246 y modificatorias.

 

La implementación de herramientas tecnológicas acordes con el desarrollo operacional del Sujeto Obligado, que les permitan establecer de una manera eficaz los sistemas de control y prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

La implementación de medidas que les permitan a los Sujetos Obligados consolidar electrónicamente las operaciones que realizan con sus donantes o aportantes, así como herramientas tecnológicas, tales como "software", que les permitan analizar o monitorear distintas variables para predecir ciertos comportamientos y visualizar posibles operaciones sospechosas.

 

 

PROCEDIMIENTODE DE RECEPCION DE DONACIONES O APORTES

 

• Completar el FORMULARIO “APORTES Y DONACIONES RECIBIDAS”
• Consultar el LEGAJO DE TERCERO APORTANTE
• Solicitar, controlar y aprobar/rechazar de corresponder la Declaración Jurada de Origen Lícito de Fondos
• Solicitar, controlar y aprobar/rechazar la Documentación Respaldatoria de la DDJJ
• Analizar íntegramente la operación propuesta y la documentación precedente y aprobar/rechazar la donación o aporte de tercero.
• En caso de aprobar: verificar el correcto ingreso de los fondos o activos involucrados
• Contabilizar adecuadamente el ingreso.
• Digitalizar en base de datos la operación.
• Archivar la documentación relacionada.
• De corresponder:  emitir los reportes o alertas que legalmente correspondan e informar a la máxima autoridad de la Entidad y al Oficial de Cumplimiento.

 

 

LEGAJO DE TERCERO APORTANTE PERSONA FISICA

 

(Se deberá requerir al aportante sin excepción cualquiera sea el monto aportado)

 

La ENTIDAD deberá confeccionar un legajo de identificación de cada donante o aportante, el que deberá mantenerse constantemente actualizado, donde conste la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente política, así como toda la información intercambiada con el Oficial de Cumplimiento a través de medios electrónicos o epistolares, debiendo reflejar permanentemente el perfil del donante  o aportante.

Datos a requerir a personas físicas:

 

Nombre y apellido completo.

Fecha y lugar de nacimiento.

Nacionalidad.

Sexo.

Estado civil.

Número y tipo de documento de identidad que deberá exhibir en original. Se aceptarán   como documentos válidos para acreditar la identidad, el Documento Nacional de Identidad, Libreta Cívica, Libreta de Enrolamiento o Pasaporte. C.U.I.L. (clave única de identificación laboral), C.U.I.T. (clave única de identificación tributaria) o C.D.I. (clave de identificación). Domicilio real (calle, número, localidad, provincia y código postal).

Número de teléfono y dirección de correo electrónico.

Profesión, oficio, industria, comercio, que constituya su actividad principal, indicando expresamente si reviste la calidad de Persona Políticamente Expuesta.

Datos de la cuenta bancaria de la cual es titular, (Entidad bancaria, Nro. y tipo de cuenta, Nro. de CBU)

 

INGRESO SUPERIOR A $ 1.200.000.- hasta $ 2.400.000

Declaración jurada sobre licitud y origen de los fondos,

 

INGRESO SUPERIOR A $ 2.400.000.-

Documentación respaldatoria y/o información que sustente el origen declarado de los fondos.

 

LEGAJO DE TERCERO APORTANTE PERSONA JURIDICA

(Entidades y Empresas privadas de cualquier tipo jurídico)

(Se deberá requerir al aportante sin excepción)

 

Razón social.

Fecha y número de inscripción registral.

C.U.I.T. (clave única de identificación tributaria) o C.D.I. (clave de identificación).

Fecha del contrato o escritura de constitución.

Copia certificada del estatuto social actualizado, sin perjuicio de la exhibición del original.

Domicilio legal (calle, número, localidad, provincia y código postal).

Número de teléfono de la sede social, dirección de correo electrónico y actividad principal realizada.

Actas certificadas del Órgano decisorio designando autoridades, representantes legales, apoderados y/o autorizados con uso de firma social.

Datos identificatorios de las autoridades, del representante legal, apoderados o autorizados con uso de firma, que realicen las donaciones o aportes en nombre y representación de la persona jurídica donante o aportante, conforme los puntos a j) del artículo 13 de la Resol. UIF 30/2011.

 

Datos de la cuenta bancaria (Entidad bancaria, Nro. y tipo de cuenta, Nro. De CBU).

Los mismos recaudos antes indicados serán acreditados en los casos de asociaciones, fundaciones y otros entes con o sin personería jurídica.

 

 

 

LEGAJO DE TERCERO APORTANTE ORGANISMO PUBLICO

(Entidad Oficial: Nacional, Provincial o Municipal)

 

La ENTIDAD deberá recabar de manera fehaciente, al menos, la siguiente información, sin excepción:

 

Copia certificada del acto administrativo de designación del funcionario interviniente.

Número y tipo de documento de identidad del funcionario que deberá exhibir en original. Se aceptarán como documentos válidos para acreditar la identidad, el Documento Nacional de Identidad, Libreta de Enrolamiento, Libreta Cívica o Pasaporte.

Domicilio real (calle, número, localidad, provincia y código postal) del funcionario.

C.U.I.T. (clave única de identificación tributaria), domicilio legal (calle, número, localidad, provincia y código postal) y teléfono de la dependencia en la que el funcionario ejerce funciones.

Entidad Bancaria, C.B.U., número y tipo de cuenta de la cual se realiza la donación y/o aporte

 

 

APODERADOS Y REPRESENTANTES

 

La información a requerir al apoderado, tutor, curador o representante legal deberá ser análoga a la solicitada a los donantes o aportantes y a su vez deberá requerirse el correspondiente poder, del cual se desprenda el carácter invocado, en copia debidamente certificada.

Supuestos especiales: Los mismos recaudos indicados para las personas jurídicas serán necesarios en los casos de uniones transitorias de empresas, agrupaciones de colaboración empresaria, consorcios de cooperación y otros entes con o sin personería jurídica.

Supuestos de procedimiento reforzado de identificación:

La ENTIDAD deberá reforzar el procedimiento de identificación de los donantes o aportantes en los siguientes casos:

Presunta Actuación por Cuenta Ajena: cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia o cuando exista la certeza de que no actúan por cuenta propia, la ENTIDAD deberá adoptar medidas adicionales razonables, a fin de obtener información sobre la verdadera identidad de la persona por cuenta de la cual actúan los donantes o aportantes.

 

EMPRESAS  “PANTALLA”

Se deberá prestar especial atención para evitar que las personas físicas utilicen a personas jurídicas como empresas pantalla para  realizar sus operaciones. Las mismas deberán contar con procedimientos que permitan conocer la estructura de la Sociedad, determinar el origen de sus fondos e identificar a los propietarios, beneficiarios y aquellos que ejercen el control real de la persona jurídica.

 

PROPIETARIO-BENEFICIARIO

En este caso, se deberá contar con procedimientos que permitan conocer la estructura de la Sociedad, determinar el origen de sus fondos e identificar a los propietarios, beneficiarios y aquellos que ejercen el control real de la persona jurídica.

 

FIDEICOMISOS

en estos casos, la identificación deberá incluir a los fiduciarios, fiduciantes, fideicomisarios y beneficiarios.

 

 

TRANSACCIONES A DISTANCIA

Sin perjuicio de los datos a requerir a Personas Jurídicas y Organismos Públicos, se deberán adoptar las medidas específicas que resulten adecuadas, para compensar el mayor riesgo de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo cuando se establezcan relaciones de negocios o se realicen transacciones con donantes o aportantes que no han estado físicamente presentes en su identificación.

 

TRANSACCIONES DESDE PAISES NO RECOMENDADOS GAFI

Donaciones o aportes recibidos de personas que tengan su domicilio en países que no aplican o aplican insuficientemente las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional: Se debe prestar especial atención a las donaciones o aportes recibidos de personas que tengan su domicilio en países que no aplican o aplican insuficientemente las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional.

 Cuando estas operaciones no tengan una causa lícita o económica aparente, deberán ser examinadas, plasmándose los resultados por escrito, los que deberán ser puestos a disposición de la UIF. Para estos efectos se deberá considerar como países o territorios no cooperantes a los catalogados por el Grupo de Acción Financiera Internacional (www.fatf-gafi.org).

 

CONTROL LISTADO DE TERRORISTAS

Se deberá prestar especial

atención cuando la donación o aporte o su tentativa involucre a personas incluidas en el listado de terroristas o fondos, bienes u otros activos, que sean de propiedad o controlados (directa o indirectamente) por personas incluidas en el listado de terroristas, debiendo cumplimentar a tales efectos lo establecido por la resolución UIF vigente en la materia.

 

BASE DE DATOS DIGITALES

 

• LEGAJOS  Y PERFIL DE APORTANTES

 

En esta base de datos digital se volcará la información de datos y perfil de cada aportante según lo mencionado arriba.

El PERFIL del aportante incluirá un relato de la persona o empresa en cuanto a su antigüedad o no en la relación con nuestra entidad,  sus actividades económicas,  rangos de ingresos, concexiones emprearias y políticas y DDJJ PEP.    Asimismo y como resumen final se deberá definir un grado de riesgo de prevención lavado de activos del aportante como por ejemplo:  Riesgo bajo,  Riesgo Medio,  Riesgo Alto.

 

• DONACIONES Y APORTES

 

En esta base de datos digital se registrará cada una de las donaciones y aportes recibidos de terceros indicando la información básica, la documentación recibida y asignando un número identificatorio de operación.

 

 

• FORMULARIO “DONACIONES Y APORTES RECIBIDOS”

 

Una vez finalizada cada operación,  el formulario papel será escaneado y el archivo resultante se incorporará a este archivo digital masivo.

 

• COMUNICACIÓNES AL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

 

Cada sector deberá comunicar en forma fehaciente al Oficial de Cumplimiento de la entidad o a los funcionarios que éste designe aquellos casos de Operaciones de riesgo medio o alto y  casos de operaciones en principio “sospechosas” o “inusuales”.

 

 

ARCHIVOS PAPEL

 

• LEGAJOS DE DONANTE O APORTANTE

 

Se archivarán las documentaciones papel recibidas de los terceros donantes o aportantes  Legajo de Donante-Aportante y Documentaciones respaldatorias del legajo.

 

• DOCUMENTACION DE OPERACIONES

 

Se archivarán las documentaciones papel recibidas de los terceros donantes o aportantes en un solo archivo por orden cronológico e identificando el número de operación relacionado. Declaraciones Juradas de Origen Lícito de Fondos y documentación respaldatoria si corresponde.

 

 

 

OPERACIONES INUSUALES

 

Operaciones Inusuales: son aquellas operaciones tentadas o realizadas en forma aislada o

reiterada, sin justificación económica y/o jurídica, que no guardan relación con el perfil

económico-financiero del cliente, desviándose de los usos y costumbres en las prácticas de

mercado, ya sea por su frecuencia, habitualidad, monto, complejidad, naturaleza y/o

características particulares.

 

OPERACIONES SOSPECHOSAS

 

Operaciones Sospechosas: son aquellas operaciones tentadas o realizadas que, habiéndose

identificado previamente como inusuales, luego del análisis y evaluación realizados por LA entidad, las mismas no guardan relación con las actividades lícitas declaradas por el

cliente, ocasionando sospecha de Lavado de Activos o aún tratándose de operaciones

relacionadas con actividades lícitas, exista sospecha de que estén vinculadas o que vayan a ser utilizadas para la Financiación del Terrorismo.

Para su identificación, deberán ser especialmente valoradas, las siguientes circunstancias que se describen a mero título enunciativo:

 

Cuando donaciones o aportes de terceros de similar naturaleza, cuantía,

modalidad o simultaneidad, hagan presumir que se trata de una operación

fraccionada a los efectos de evitar la aplicación de los procedimientos de

detección y/o reporte de las operaciones.

 

Cuando los donantes o aportantes se nieguen a proporcionar datos o

documentos requeridos por los Sujetos Obligados o bien cuando se detecte que

la información suministrada por los mismos se encuentre alterada.

 

Cuando los donantes o aportantes intenten evitar que se dé cumplimento a la

presente normativa u otras normas legales de aplicación a la materia.

 

Cuando se presenten indicios sobre el origen, manejo o destino ilegal de los

fondos utilizados en las donaciones o aportes.

 

Cuando las donaciones o aportes involucren países o jurisdicciones

considerados "paraísos fiscales" o identificados como no cooperativos por el

Grupo de Acción Financiera Internacional.

 

Cuando existiera el mismo domicilio en cabeza de distintas personas físicas o

jurídicas.■