LIBROS CONTABLES y SOCIETARIOS
Código Civil y Comercial
Nación: 195 i – 320 a 331.
IGJ Resolución General 15
24, Anexo A: 293 a 297 - 394 a 411.
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INTRODUCCION
Todas las
Fundaciones, Asociaciones Civiles y Simples Asociaciones deben llevar una
contabilidad organizada y libro obligatorios rubricados por IGJ.
Para las
Simples Asociaciones es optativo la rubricación.
La normativa
básica vigente la encontramos en el Código Civil y Comercial de la Nación y en
la Resolución General de IGJ 15/24, Anexo A.
Es
importante señalar que todas las registraciones en los libros societarios deben
estar debidamente respaldas por comprobantes.
Los libros y
los comprobantes respaldatorios deben encontrarse en la Sede Social de la
entidad.
Los libros y
los comprobantes respaldatorios deben ser guardados por 10 años.
A continuación se
transcribe el articulado completo de la normativa respectiva.
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IGJ RESOLUCION 15/24. Anexo A
Rúbrica de libros; transcripciones
Artículo
293.- Una vez autorizadas a funcionar, las asociaciones civiles y fundaciones y
las simples asociaciones registradas en el Registro Voluntario de Simples
Asociaciones, deben solicitar la individualización y rúbrica de sus libros de
conformidad con las disposiciones del Libro X de estas Normas.
Libros obligatorios.
Recaudos
Artículo
294.- Sin perjuicio de los libros contables y documentación correspondientes a
una adecuada integración de un sistema de contabilidad acorde a la importancia
y naturaleza de sus actividades y su adecuada administración y control,
las asociaciones civiles deberán
llevar los siguientes libros:
1. De Actas, en el que se insertarán las
correspondientes a las sesiones del órgano de administración y gobierno, debiendo
consignarse en las mismas el lugar, fecha y hora de celebración de la reunión,
carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, orden del día, los
asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas. De
contar la asociación con libro de registro de asistencia a
asambleas
debidamente autorizado y rubricado, podrá obviarse el nombre de los asistentes,
referenciándose los datos de dicho registro.
2. De Asociados,
en el que se anotará la nómina de éstos, categoría a que pertenecen, según la
clasificación determinada en el estatuto, fecha de ingreso, cuotas pagadas,
sanciones aplicadas y fecha de cesación como asociado, con indicación de la
causa.
3. De Inventarios
y Balances, en el que se transcribirán:
a. Los
estados contables practicados, correspondientes a los ejercicios anuales
sucesivos o los balances extraordinarios firmados por la Comisión Directiva que
se sometan a consideración de la asamblea de asociados, con la firma del
presidente del ente y con la del representante de la comisión fiscalizadora;
debiendo incluirse la Memoria de lo actuado por la comisión directiva, las
notas y anexos correspondientes.
b. Los
detalles analíticos o inventarios de la composición de los rubros activos y
pasivos correspondientes al estado de situación patrimonial emitido, sea a la
fecha de cierre del ejercicio, o a otras fechas que determinen normas
especiales, o que resulten de resoluciones sociales.
c. Los
informes que sobre los estados contables hubieran emitido el órgano de
fiscalización y el contador público interviniente, firmados por los emisores.
4. Diario,
en el que se registrarán todos los ingresos y egresos de fondos que se
efectúen, indicando en cada caso el concepto de entrada y salida, detallando el
comprobante o documento respaldatorio que origina cada asiento y los asientos
mensuales de carácter global de libros auxiliares.
Los libros y
la documentación social deberán hallarse en la sede de la entidad, donde los
asociados e integrantes de los órganos sociales tendrán libre acceso a los
mismos.
Fundaciones; libros obligatorios
Artículo
295.- Los libros indicados en los incisos 1, 3 y 4 del artículo anterior son
también obligatorios para las fundaciones.
(Actas-Inventario y Balances –
Diario)
Representaciones
de entidades del exterior
Artículo
296.- Las representaciones de las asociaciones civiles, fundaciones u otras
entidades de bien común constituidas en el extranjero, una vez autorizadas
conforme al artículo 289, deben rubricar el libro de actas y aquellos que sean
necesarios para llevar contabilidad separada, incluidos a tal fin los libros Inventarios
y Balances y Diario.
Registros
por ordenadores, medios mecánicos,
magnéticos u otros (artículo 329 del Código Civil y Comercial de la
Nación)
Artículo
297.- Podrá solicitarse la autorización para el empleo de ordenadores, medios
mecánicos, magnéticos u otros, prevista por el artículo 329 del Código Civil y
Comercial de la Nación, cuyos requisitos y procedimientos se regirán, según sea
aplicable, por lo dispuesto en el Título II del Libro IV de estas Normas.
Rubricacion por Escribano – Extravios – Irregularidades -
Reemplazos
CODIGO CIVIL Y COMERCIAL NACION
Contabilidad y estados contables
ARTICULO 320.- Obligados. Excepciones. Están obligadas a
llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan
una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o
establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Cualquier
otra persona puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la
habilitación de sus registros o la rubricación de los libros, como se establece
en esta misma Sección.
Sin perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan
excluidas de las obligaciones previstas en esta Sección las personas humanas
que desarrollan profesiones liberales o actividades agropecuarias y conexas no
ejecutadas u organizadas en forma de empresa. Se consideran conexas las
actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de productos
agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales
actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades
que, por el volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes
según determine cada jurisdicción local.
ARTICULO 321.- Modo de llevar la contabilidad. La
contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un
cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de
modo que se permita la individualización de las operaciones y las
correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse
con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica
y que permita su localización y consulta.
ARTICULO 322.- Registros indispensables. Son registros
indispensables, los siguientes:
a) diario;
b) inventario y balances;
c) aquellos que corresponden a una adecuada integración de
un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las
actividades a desarrollar;
d) los que en forma especial impone este Código u otras
leyes.
ARTICULO 323.- Libros. El interesado debe llevar su
contabilidad mediante la utilización de libros y debe presentarlos, debidamente
encuadernados, para su individualización en el Registro Público
correspondiente.
Tal individualización consiste en anotar, en el primer
folio, nota fechada y firmada de su destino, del número de ejemplar, del nombre
de su titular y del número de folios que contiene.
El Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta
pública, de las personas que solicitan rubricación de libros o autorización
para llevar los registros contables de otra forma, de la que surgen los libros
que les fueron rubricados y, en su caso, de las autorizaciones que se les
confieren.
ARTICULO 324.- Prohibiciones. Se prohíbe:
a) alterar el orden en que los asientos deben ser hechos;
b) dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones
o adiciones entre los asientos;
c) interlinear, raspar, emendar o tachar. Todas las
equivocaciones y omisiones deben salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la
fecha en que se advierta la omisión o el error;
d) mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar
la encuadernación o foliatura;
e) cualquier otra circunstancia que afecte la
inalterabilidad de las registraciones.
ARTICULO 325.- Forma de llevar los registros. Los libros y
registros contables deben ser llevados en forma cronológica, actualizada, sin
alteración alguna que no haya sido debidamente salvada. También deben llevarse
en idioma y moneda nacional.
Deben permitir determinar al cierre de cada ejercicio
económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus resultados.
Los libros y registros del artículo 322 deben permanecer en
el domicilio de su titular.
ARTICULO 326.- Estados contables. Al cierre del ejercicio
quien lleva contabilidad obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados
contables, que comprenden como mínimo un estado de situación patrimonial y un
estado de resultados que deben asentarse en el registro de inventarios y
balances.
ARTICULO 327.- Diario. En el Diario se deben registrar todas
las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre
el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de
duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones
detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las formas
y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.
El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que
forma parte del sistema de registraciones contables integra el Diario y deben
cumplirse las formalidades establecidas para el mismo.
ARTICULO 328.- Conservación. Excepto que leyes especiales
establezcan plazos superiores, deben conservarse por diez años:
a) los libros, contándose el plazo desde el último asiento;
b) los demás registros, desde la fecha de la última
anotación practicada sobre los mismos;
c) los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
Los herederos deben conservar los libros del causante y, en
su caso, exhibirlos en la forma prevista en el artículo 331, hasta que se
cumplan los plazos indicados anteriormente.
ARTICULO 329.- Actos sujetos a autorización. El titular
puede, previa autorización del Registro Público de su domicilio:
a) sustituir uno o más libros, excepto el de Inventarios y
Balances, o alguna de sus formalidades, por la utilización de ordenadores u
otros medios mecánicos, magnéticos o electrónicos que permitan la
individualización de las operaciones y de las correspondientes cuentas deudoras
y acreedoras y su posterior verificación;
b) conservar la documentación en microfilm, discos ópticos u
otros medios aptos para ese fin.
La petición que se formule al Registro Público debe contener
una adecuada descripción del sistema, con dictamen técnico de Contador Público
e indicación de los antecedentes de su utilización. Una vez aprobado, el pedido
de autorización y la respectiva resolución del organismo de contralor, deben
transcribirse en el libro de Inventarios y Balances.
La autorización sólo se debe otorgar si los medios
alternativos son equivalentes, en cuanto a inviolabilidad, verosimilitud y
completitud, a los sistemas cuyo reemplazo se solicita.
ARTICULO 330.- Eficacia probatoria. La contabilidad,
obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescritos,
debe ser admitida en juicio, como medio de prueba.
Sus registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores,
aunque no estuvieran en forma, sin admitírseles prueba en contrario. El
adversario no puede aceptar los asientos que le son favorables y desechar los
que le perjudican, sino que habiendo adoptado este medio de prueba, debe
estarse a las resultas combinadas que presenten todos los registros relativos
al punto cuestionado.
La contabilidad, obligada o voluntaria, prueba en favor de
quien la lleva, cuando en litigio contra otro sujeto que tiene contabilidad,
obligada o voluntaria, éste no presenta registros contrarios incorporados en
una contabilidad regular.
Sin embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de
apreciar esa prueba, y de exigir, si lo considera necesario, otra supletoria.
Cuando resulta prueba contradictoria de los registros de las
partes que litigan, y unos y otros se hallan con todas las formalidades
necesarias y sin vicio alguno, el juez debe prescindir de este medio de prueba
y proceder por los méritos de las demás probanzas que se presentan.
Si se trata de litigio contra quien no está obligado a
llevar contabilidad, ni la lleva voluntariamente, ésta sólo sirve como principio
de prueba de acuerdo con las circunstancias del caso.
La prueba que resulta de la contabilidad es indivisible.
ARTICULO 331.- Investigaciones. Excepto los supuestos
previstos en leyes especiales, ninguna autoridad, bajo pretexto alguno, puede
hacer pesquisas de oficio para inquirir si las personas llevan o no registros
arreglados a derecho.
La prueba sobre la contabilidad debe realizarse en el lugar
previsto en el artículo 325, aun cuando esté fuera de la competencia
territorial del juez que la ordena.
La exhibición general de registros o libros contables sólo
puede decretarse a instancia de parte en los juicios de sucesión, todo tipo de
comunión, contrato asociativo o sociedad, administración por cuenta ajena y en
caso de liquidación, concurso o quiebra. Fuera de estos casos únicamente puede
requerirse la exhibición de registros o libros en cuanto tenga relación con la
cuestión controvertida de que se trata, así como para establecer si el sistema
contable del obligado cumple con las formas y condiciones establecidas en los
artículos 323, 324 y 325
