ACTA SOCIETARIA

ACTA SOCIETARIA
(Conocimientos básicos)

Un acta societaria es un relato escrito de los principales datos, temas tratados y decisiones de una reunión institucional.

OBLIGATORIEDAD

Es obligatorio para todas las reuniones de asambleas y órganos directivos la confección del acta respectiva y su transcripción y firma en el Libro de Actas rubricado de la entidad.


TIPOS DE ACTAS

• De Asamblea Constitutiva
• De Asamblea Ordinaria
• De Asamblea Extraordinaria
• De Asamblea de Disolución
• De Reunión de Organo Directivo
• De Reunión de Organo de Fiscalización


PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN ACTA

• Lugar y Fecha de la reunión
• Quienes se reúnen (detalle o referencia a otro Libro de Asistencia)
• Tipo de reunión
• Hora de comienzo de la reunión
• Orden del Dia previo (o acta abierta sin orden del día)
• Tratamiento y votación y decisiones sobre cada tema planteado
• Hora de finalización de la reunión
• Firmantes del acta (todos los presentes o personas designadas a tal efecto)


ASUNTOS A CONSIDERAR EN EL TEMA ACTAS

• Que persona de la entidad es responsable de las actas
• Como es el proceso previo a una reunión y quién lo maneja (armado del Orden del Día, convocatoria a la reunión, comunicacines, documentaciones previas, publicaciones, etc).
• Que persona maneja el tema actas durante la reunión (¿Hay Secretario designado?)
• Tomar notas o grabar toda la reunión para luego hacer el acta
• Redacción del acta definitiva
• Firmas provisorias en el borrador
• Transcripción a libro rubicado Actas
• Firmas en el libro rubricado
• Importante: los Contadores, Auditores, Administradores y Gerentes tienen que estar atentos e interiorizarse de las actas de la entidad por cuanto de allí pueden surgir importantes temas que influyen en sus desempeños y tienen que ser tomadas en cuenta para su gestión, autorizaciones, poderes y asuntos directamente relacionados con Estados Contables, asignación de resultados, constitución de reservas y todo otro evento a ser tomado en cuenta para la gestión y contabilización del ente.