MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ANTILAVADO. UIF. Resolución 30/11
Síntesis Conceptual
Ejemplo de Manual de Procedimiento Antilavado
SINTESIS CONCEPTUAL
El manual solo es obligatorio para los Sujetos Obligados inscriptos en
UIF.
El manual debe redactarse según las características, actividades y
complejidad del ente.
El manual debe redactarse teniendo en cuenta los puntos a) a j) de UIF
30/11, Art. 4.
El manual debe ser transmitido y capacitado a los integrantes del
circuito de fondos.
Por lo tanto es conveniente aprobarlo por CD y transcribirlo en Libro
de Actas.
El manual debe estar siempre a disposición de inspectores de UIF
En las inspecciones UIF pide el comprobante de capacitación firmado por
los integrantes.
Para la redacción del Manual, seguir las precisas indicaciones de la
normativa siguiente.
UIF. Resolución
30/11 Arts 3-4-5.
Art. 3º — Política de Prevención. ……………………………
a) La elaboración de un manual que contendrá los mecanismos
y procedimientos para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo que deberá observar las particularidades de su actividad. ………. c) La capacitación del personal.
Art. 4º — Manual de
Procedimientos. El manual de procedimientos para la prevención de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo deberá contemplar, como mínimo, los
siguientes aspectos:
a) Políticas coordinadas de
control. b) Políticas de
prevención. c) Funciones de la auditoria
y los procedimientos del control interno que se establezcan, tendientes a
evitar el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. d) Funciones que cada empleado debe
cumplir, con cada uno de los mecanismos de control de prevención. e) Los sistemas de capacitación y otros
instrumentos diseñados para el mismo propósito, incluido el perfeccionamiento
de las deficiencias e implementación del mismo. f) Políticas y procedimientos de conservación
de documentos. g) El procedimiento a
seguir para dar cumplimiento a los requerimientos efectúen la UNIDAD DE
INFORMACION FINANCIERA y el Oficial de Cumplimiento. h) Metodologías y criterios para
analizar y evaluar la información que permitan detectar operaciones inusuales y
sospechosas y el procedimiento para el reporte de las mismas. i) esarrollo y descripción de otros
mecanismos que el Sujeto Obligado considere conducentes para prevenir y detectar
operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. j) Prever el régimen sancionatorio para el
personal del Sujeto Obligado que incumpla con los procedimientos estatuidos
para la Prevención y Lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo.
Art. 5º — Disponibilidad del
Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos debe estar siempre
actualizado y disponible. Asimismo deberá permanecer siempre a disposición de
la UNIDAD DE INFORMACION FINANCIERA.■
EJEMPLO DE MANUAL
IMPORTANTE
(El presente Manual-Ejemplo es un
texto sintético y a desarrollar más detalladamente por cada entidad civil adaptándolo
a sus actividades, estructura institucional,
y complejidades de la operatoria)
Asociación Civil XXXX - Fundación XXXXX
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE PREVENCION DE LAVADO DE
ACTIVOS
MARCO NORMATIVO
Ley 25246
UIF Resolución 30/2011
DESTINATARIOS INTERNOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Todas las áreas la ENTIDAD
Todos los empleados de la ENTIDAD
Todas las autoridades de la ENTIDAD
PERSONAS INVOLUCRADAS DIRECTAMENTE EN FONDOS
Todos los agentes de la entidad que actúen
directamente en el circuito de fondos recibirá un texto con las funciones de
control antilavado específicas que le tocará desempeñar en su sector y que
deberá hacer en cada operación que intervenga.
Asimismo recibirá una capactiación inicial en relación al control antilavado
y actualizaciones periódicas.
DESCRIPCION DE LA POLITICA DE PREVENCION
La Política de Prevención de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo establece las pautas para el tratamiento de las
Donaciones o Aportes de Terceros recibidos dentro de la ENTIDAD.
El propósito de la presente Política se centra en
el tratamiento que la ENTIDAD realiza sobre
las Donaciones o Aportes de Terceros recibidos por la Institución, de acuerdo a
las normativas impositivas y legales
vigentes.
A los fines del correcto cumplimiento de las
obligaciones establecidas en el artículo 21 incisos a) y b) de la Ley 25.246 y
modificatorias, la ENTIDAD deberá
adoptar una política de prevención en materia de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo, de conformidad con la normativa vigente. La misma
deberá contemplar, por lo menos, los siguientes aspectos:
La elaboración de Normas y Procedimientos que
contendrán los mecanismos para la
prevención de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo.
La designación de un Oficial de Cumplimiento,
conforme lo establece el artículo 20
del Decreto Nº 290/07 y modificatorio.
La capacitación del personal para la prevención del
lavado de activos.
La elaboración de un registro escrito del análisis
y gestión del ingreso de activos y el análisis de riesgo de cada una de las operaciones y las observaciones sobre
operaciones sospechosas reportadas. El mencionado registro tendrá tratamiento
confidencial, amparado conforme las previsiones del artículo 22 de la Ley Nº
25.246 y modificatorias.
La implementación de herramientas tecnológicas
acordes con el desarrollo operacional del Sujeto Obligado, que les permitan
establecer de una manera eficaz los sistemas de control y prevención de Lavado
de Activos y Financiación del Terrorismo.
La implementación de medidas que les permitan a los
Sujetos Obligados consolidar electrónicamente las operaciones que realizan con
sus donantes o aportantes, así como herramientas tecnológicas, tales como
"software", que les permitan analizar o monitorear distintas
variables para predecir ciertos comportamientos y visualizar posibles
operaciones sospechosas.
PROCEDIMIENTODE DE RECEPCION DE DONACIONES O APORTES
- Completar el FORMULARIO “APORTES Y DONACIONES RECIBIDAS”
- Consultar el LEGAJO DE TERCERO APORTANTE
- Solicitar, controlar y aprobar/rechazar de corresponder la Declaración
Jurada de Origen Lícito de Fondos
- Solicitar, controlar y aprobar/rechazar la Documentación Respaldatoria
de la DDJJ
- Analizar íntegramente la operación propuesta y la documentación
precedente y aprobar/rechazar la donación o aporte de tercero.
- En caso de aprobar: verificar el correcto ingreso de los fondos o
activos involucrados
- Contabilizar adecuadamente el ingreso.
- Digitalizar en base de datos la operación.
- Archivar la documentación relacionada.
- De corresponder: emitir los
reportes o alertas que legalmente correspondan e informar a la máxima
autoridad de la Entidad y al Oficial de Cumplimiento.
LEGAJO DE TERCERO APORTANTE PERSONA FISICA
(Se deberá requerir al aportante sin excepción
cualquiera sea el monto aportado)
La ENTIDAD deberá confeccionar un legajo de
identificación de cada donante o aportante, el que deberá mantenerse
constantemente actualizado, donde conste la documentación que acredite el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente política, así como
toda la información intercambiada con el Oficial de Cumplimiento a través de
medios electrónicos o epistolares, debiendo reflejar permanentemente el perfil
del donante o aportante.
Datos a requerir a personas físicas:
Nombre y apellido completo.
Fecha y lugar de nacimiento.
Nacionalidad.
Sexo.
Estado civil.
Número y tipo de documento de identidad que deberá
exhibir en original. Se aceptarán como
documentos válidos para acreditar la identidad, el Documento Nacional de
Identidad, Libreta Cívica, Libreta de Enrolamiento o Pasaporte. C.U.I.L. (clave
única de identificación laboral), C.U.I.T. (clave única de identificación
tributaria) o C.D.I. (clave de identificación). Domicilio real (calle, número,
localidad, provincia y código postal).
Número de teléfono y dirección de correo
electrónico.
Profesión, oficio, industria, comercio, que
constituya su actividad principal, indicando expresamente si reviste la calidad
de Persona Políticamente Expuesta.
Datos de la cuenta bancaria de la cual es titular,
(Entidad bancaria, Nro. y tipo de cuenta, Nro. de CBU)
INGRESO SUPERIOR A $ 1.200.000.- hasta $ 2.400.000
Declaración jurada sobre licitud y origen de los
fondos,
INGRESO SUPERIOR A $ 2.400.000.-
Documentación respaldatoria y/o información que
sustente el origen declarado de los fondos.
LEGAJO DE TERCERO APORTANTE PERSONA JURIDICA
(Entidades y Empresas privadas de cualquier tipo
jurídico)
(Se deberá requerir al aportante sin excepción)
Razón social.
Fecha y número de inscripción registral.
C.U.I.T. (clave única de identificación tributaria)
o C.D.I. (clave de identificación).
Fecha del contrato o escritura de constitución.
Copia certificada del estatuto social actualizado,
sin perjuicio de la exhibición del original.
Domicilio legal (calle, número, localidad,
provincia y código postal).
Número de teléfono de la sede social, dirección de
correo electrónico y actividad principal realizada.
Actas certificadas del Órgano decisorio designando
autoridades, representantes legales, apoderados y/o autorizados con uso de
firma social.
Datos identificatorios de las autoridades, del
representante legal, apoderados o autorizados con uso de firma, que realicen
las donaciones o aportes en nombre y representación de la persona jurídica
donante o aportante, conforme los puntos a j) del artículo 13 de la Resol. UIF
30/2011.
Datos de la cuenta bancaria (Entidad bancaria, Nro.
y tipo de cuenta, Nro. De CBU).
Los mismos recaudos antes indicados serán
acreditados en los casos de asociaciones, fundaciones y otros entes con o sin
personería jurídica.
LEGAJO DE TERCERO APORTANTE ORGANISMO PUBLICO
(Entidad Oficial: Nacional, Provincial o Municipal)
La ENTIDAD deberá recabar de manera fehaciente, al
menos, la siguiente información, sin excepción:
Copia certificada del acto administrativo de
designación del funcionario interviniente.
Número y tipo de documento de identidad del
funcionario que deberá exhibir en original. Se aceptarán como documentos
válidos para acreditar la identidad, el Documento Nacional de Identidad, Libreta
de Enrolamiento, Libreta Cívica o Pasaporte.
Domicilio real (calle, número, localidad, provincia
y código postal) del funcionario.
C.U.I.T. (clave única de identificación
tributaria), domicilio legal (calle, número, localidad, provincia y código
postal) y teléfono de la dependencia en la que el funcionario ejerce funciones.
Entidad Bancaria, C.B.U., número y tipo de cuenta
de la cual se realiza la donación y/o aporte
APODERADOS Y REPRESENTANTES
La información a requerir al apoderado, tutor,
curador o representante legal deberá ser análoga a la solicitada a los donantes
o aportantes y a su vez deberá requerirse el correspondiente poder, del cual se
desprenda el carácter invocado, en copia debidamente certificada.
Supuestos especiales: Los mismos recaudos indicados
para las personas jurídicas serán necesarios en los casos de uniones
transitorias de empresas, agrupaciones de colaboración empresaria, consorcios
de cooperación y otros entes con o sin personería jurídica.
Supuestos de procedimiento reforzado de
identificación:
La ENTIDAD deberá reforzar el procedimiento de
identificación de los donantes o aportantes en los siguientes casos:
Presunta Actuación por Cuenta Ajena: cuando existan
dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia o cuando exista la certeza
de que no actúan por cuenta propia, la ENTIDAD deberá adoptar medidas
adicionales razonables, a fin de obtener información sobre la verdadera
identidad de la persona por cuenta de la cual actúan los donantes o aportantes.
EMPRESAS “PANTALLA”
Se deberá prestar especial atención para evitar que
las personas físicas utilicen a personas jurídicas como empresas pantalla para realizar sus operaciones. Las mismas deberán
contar con procedimientos que permitan conocer la estructura de la Sociedad,
determinar el origen de sus fondos e identificar a los propietarios,
beneficiarios y aquellos que ejercen el control real de la persona jurídica.
PROPIETARIO-BENEFICIARIO
En este caso, se deberá contar con procedimientos
que permitan conocer la estructura de la Sociedad, determinar el origen de sus fondos
e identificar a los propietarios, beneficiarios y aquellos que ejercen el control
real de la persona jurídica.
FIDEICOMISOS
en estos casos, la identificación deberá incluir a
los fiduciarios, fiduciantes, fideicomisarios y beneficiarios.
TRANSACCIONES A DISTANCIA
Sin perjuicio de los datos a requerir a Personas Jurídicas
y Organismos Públicos, se deberán adoptar las medidas específicas que resulten
adecuadas, para compensar el mayor riesgo de Lavado de Activos y de Financiación
del Terrorismo cuando se establezcan relaciones de negocios o se realicen
transacciones con donantes o aportantes que no han estado físicamente presentes
en su identificación.
TRANSACCIONES DESDE PAISES NO RECOMENDADOS GAFI
Donaciones o aportes recibidos de personas que
tengan su domicilio en países que no aplican o aplican insuficientemente las
recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional: Se debe prestar
especial atención a las donaciones o aportes recibidos de personas que tengan
su domicilio en países que no aplican o aplican insuficientemente las
recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional.
Cuando estas
operaciones no tengan una causa lícita o económica aparente, deberán ser
examinadas, plasmándose los resultados por escrito, los que deberán ser puestos
a disposición de la UIF. Para estos efectos se deberá considerar como países o
territorios no cooperantes a los catalogados por el Grupo de Acción Financiera
Internacional (www.fatf-gafi.org).
CONTROL LISTADO DE TERRORISTAS
Se deberá prestar especial
atención cuando la donación o aporte o su tentativa
involucre a personas incluidas en el listado de terroristas o fondos, bienes u
otros activos, que sean de propiedad o controlados (directa o indirectamente)
por personas incluidas en el listado de terroristas, debiendo cumplimentar a
tales efectos lo establecido por la resolución UIF vigente en la materia.
BASE DE DATOS DIGITALES
- LEGAJOS Y PERFIL DE APORTANTES
En esta base de datos digital se volcará la
información de datos y perfil de cada aportante según lo mencionado arriba.
El PERFIL del aportante incluirá un relato de la
persona o empresa en cuanto a su antigüedad o no en la relación con nuestra
entidad, sus actividades
económicas, rangos de ingresos,
concexiones emprearias y políticas y DDJJ PEP. Asimismo y como resumen final se deberá
definir un grado de riesgo de prevención lavado de activos del aportante como
por ejemplo: Riesgo bajo, Riesgo Medio,
Riesgo Alto.
- DONACIONES Y APORTES
En esta base de datos digital se registrará cada
una de las donaciones y aportes recibidos de terceros indicando la información
básica, la documentación recibida y asignando un número identificatorio de
operación.
- FORMULARIO “DONACIONES Y APORTES RECIBIDOS”
Una vez finalizada cada operación, el formulario papel será escaneado y el
archivo resultante se incorporará a este archivo digital masivo.
- COMUNICACIÓNES AL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Cada sector deberá comunicar en forma fehaciente al
Oficial de Cumplimiento de la entidad o a los funcionarios que éste designe aquellos
casos de Operaciones de riesgo medio o alto y
casos de operaciones en principio “sospechosas” o “inusuales”.
ARCHIVOS PAPEL
- LEGAJOS DE DONANTE O APORTANTE
Se archivarán las documentaciones papel recibidas
de los terceros donantes o aportantes
Legajo de Donante-Aportante y Documentaciones respaldatorias del legajo.
- DOCUMENTACION DE OPERACIONES
Se archivarán las documentaciones papel recibidas
de los terceros donantes o aportantes en un solo archivo por orden cronológico
e identificando el número de operación relacionado. Declaraciones Juradas de
Origen Lícito de Fondos y documentación respaldatoria si corresponde.
OPERACIONES INUSUALES
Operaciones Inusuales: son aquellas operaciones
tentadas o realizadas en forma aislada o
reiterada, sin justificación económica y/o
jurídica, que no guardan relación con el perfil
económico-financiero del cliente, desviándose de
los usos y costumbres en las prácticas de
mercado, ya sea por su frecuencia, habitualidad,
monto, complejidad, naturaleza y/o
características particulares.
OPERACIONES SOSPECHOSAS
Operaciones Sospechosas: son aquellas operaciones
tentadas o realizadas que, habiéndose
identificado previamente como inusuales, luego del
análisis y evaluación realizados por LA entidad, las mismas no guardan relación
con las actividades lícitas declaradas por el
cliente, ocasionando sospecha de Lavado de Activos
o aún tratándose de operaciones
relacionadas con actividades lícitas, exista
sospecha de que estén vinculadas o que vayan a ser utilizadas para la
Financiación del Terrorismo.
Para su identificación, deberán ser especialmente
valoradas, las siguientes circunstancias que se describen a mero título
enunciativo:
Cuando donaciones o aportes de terceros de similar naturaleza, cuantía,
modalidad o simultaneidad, hagan presumir que se trata de una operación
fraccionada a los efectos de evitar la aplicación de los procedimientos de
detección y/o reporte de las operaciones.
Cuando los donantes o aportantes se nieguen a proporcionar datos o
documentos requeridos por los Sujetos Obligados o bien cuando se detecte
que
la información suministrada por los mismos se encuentre alterada.
Cuando los donantes o aportantes intenten evitar que se dé cumplimento a la
presente normativa u otras normas legales de aplicación a la materia.
Cuando se presenten indicios sobre el origen, manejo o destino ilegal de
los
fondos utilizados en las donaciones o aportes.
Cuando las donaciones o aportes involucren países o jurisdicciones
considerados "paraísos fiscales" o identificados como no
cooperativos por el
Grupo de Acción Financiera Internacional.
Cuando existiera el mismo domicilio en cabeza de distintas personas físicas
o
jurídicas.■
